Coronavirus: ¿cómo adaptarte al teletrabajo?
La crisis sanitaria del coronavirus (Covid-19) ha hecho que muchas empresas pidan a sus trabajadores que trabajen desde casa. El teletrabajo por coronavirus es una opción más segura para los empleados, ya que se evitan desplazamientos y se reducen los riesgos de contraer y contagiar el virus.
De este modo, las empresas pueden seguir manteniendo su actividad, sin necesidad de los que trabajadores estén de baja, lo que sin duda ayudará a las empresas a tratar de mantenerse en momentos tan críticos.
Importancia del teletrabajo para combatir el coronavirus
Trabajar desde casa a través de Internet es perfectamente posible. De hecho, es altamente efectivo y algunas empresas ya lo estaban poniendo en práctica mucho antes de que esta epidemia empezara a extenderse.
Para lo que sí ha servido es para que muchas empresas vencieran su resistencia al trabajo desde casa, cuyas ventajas son evidentes.
- Se reducen los riesgos de contagio entre los empleados, lo que en una gran empresa podría tener consecuencias devastadoras
- Evitamos desplazamientos, con lo que ayudamos a reducir la contaminación y reducir la congestión de tráfico en las grandes ciudades
- Aumentamos la productividad, ya que los trabajadores no tienen que perder el tiempo en acudir a la oficina
- Facilitamos la conciliación laboral y familiar, ya que las personas podrán ejercer su trabajo desde el domicilio.
- Funciona tanto con PYMEs como con grandes empresas.
La tecnología desde luego facilita mucho las cosas. Utilizar aplicaciones y programas en la nube, así como tecnología de hardware que permita una conexión remota con el ordenador de la oficina, ayuda a que podamos trabajar con mayor éxito.
Consejos y herramientas para el teletrabajo en las empresas
Para emprender medidas que faciliten el teletrabajo en la empresa existen diferentes alternativas y herramientas que conviene utilizar.
Si tenemos en cuenta que el coronavirus probablemente puede ir más y no estamos exentos de riesgos, ésta puede ser una buena ocasión para poder comprobar cómo funcionaría tu empresa aprovechando las ventajas del teletrabajo.
¿Qué es lo que necesitas para implementar el trabajo a distancia o teletrabajo desde casa?
- Implementación de software
La mayoría de los programas informáticos que solemos utilizar en la oficina son accesibles aunque no estemos allí de cuerpo presente. Los software de ofimática, maquetación o gestión de datos pueden ser accesibles desde la nube. Solo hace falta introducir un usuario y contraseña y trabajar en casa desde un ordenador.
No obstante, hay veces en las que las empresas no permiten el acceso a las propias redes informáticas internas desde fuera, pero sí se puede hacer si disponemos de una conexión VPN o mediante una conexión remota que nos permita acceder al ordenador del puesto de trabajo.
Obviamente estas medidas hay que tomarlas previamente desde la empresa para facilitar que los trabajadores puedan acceder por VPN. Una VPN (red privada virtual) consiste en una red local que no requiere que los usuarios estén conectados físicamente. Es una red segura y flexible que puede funcionar a través de Internet.
Mediante estas redes, el trabajador se puede conectar desde su casa a la red corporativa de la empresa. La empresa puede implementar un servicio de VPN para que los empleados puedan conectarse, lo que se puede configurar tanto en Windows como Mac.
- Reuniones por videoconferencia
Hay quien puede pensar que si implementamos el teletrabajo por el coronavirus, no podríamos controlar a los trabajadores. ¿Cómo nos aseguramos de que son productivos? ¿Podemos tener reuniones personales con ellos aunque estén en casa?
La realidad es que el teletrabajo es muy productivo y de hecho se pueden celebrar reuniones por videoconferencia. Con herramientas gratuitas como Skype los trabajadores pueden realizar reuniones entre sí. No necesariamente tiene que ser una videollamada entre dos personas, puede haber hasta 10 usuarios en una videollamada gratuita.
- Comunicación interna
¿Y qué haremos para comunicarnos con otros miembros de la empresa si no es por videoconferencia? Existen herramientas de teletrabajo específicas que facilitan una comunicación entre empleados de manera rápida y fluida.
Nos referimos a soluciones como Slack, que permite el contacto entre empleados de la oficina mediante mensajes de texto en tiempo real. A través de esta herramienta, incluso se pueden enviar archivos, lo que hará que no tengáis que depender al 100% del correo electrónico.
Esta herramienta puede además integrarse con otros software en la nube como HubSpot, Dropbox, Drive o el propio Skype, con lo que al final vas a tener una herramienta integrada y completa para la comunicación entre empleados, el trabajo en línea y el trabajo en equipo desde casa.
- Registro del control horario
No hace falta que los trabajadores estén de cuerpo presente para firmar un documento en papel cuando entran y salen de trabajar. Se puede hacer de manera online mediante el control horario. Hay montones de aplicaciones que permiten el control horario y el registro de la jornada laboral a distancia, que ayudan incluso al registro de tareas específicas en las que se está trabajando.
A través de estas herramientas, puedes tener la completa seguridad de que los empleados están cumpliendo con sus funciones. Puedes incluso gestionar las ausencias para llevar un control más eficaz. Este tipo de aplicaciones son mucho más eficaces que llevar el registro de horas en una hoja de Excel.
- Escritorios y plataformas virtuales
Por otro lado, existen multitud de aplicaciones para el teletrabajo que pueden ayudarnos a combatir la crisis del coronavirus. Da igual que seas una empresa, una institución, un colegio o instituto, una academia o una organización benéfica. Existen plataformas virtuales en las que se pueden llevar a cabo clases online de manera eficaz.
Soluciones como la suite de Google facilitan todavía más el teletrabajo en las empresas. Ahora mismo tienes acceso gratuito hasta el 1 de Julio para las herramientas de Hangouts Meet y Google Classroom, dos herramientas muy útiles para empresas, donde podrás gestionar videollamadas con hasta un total de 250 participantes o emitir vídeos para un aforo de hasta 100.000 espectadores online.
Por otro lado, no hay que olvidar el papel que juegan los escritorios virtuales. Herramientas que ya llevan incluido el paquete de ofimática de Microsoft Office, para que los empleados puedan crear, abrir, modificar, borrar o trabajar con archivos de Word, Excel, Powerpoint, etc. Todo en línea y en tiempo real para que se pueda trabajar en equipo.
El trabajo a distancia tiene muchos beneficios, aunque nos demos cuenta ahora
El teletrabajo tiene grandes ventajas, pero muchas empresas se han dado cuenta ahora con la crisis del coronavirus. Nunca es tarde si la dicha es buena, como diría el refrán.
Pero, ¿por qué no aprovechar esta coyuntura para optimizar nuestros sistemas informáticos y procesos de trabajo para adaptarnos a la realidad del trabajo a distancia?
Vivimos en la era de la nube, las comunicaciones móviles y el trabajo a distancia.
En la medida en que tu empresa se adapta a esta nueva realidad, estará no sólo más preparada para enfrentar eventualidades como el coronavirus, sino también para obtener todos los beneficios de una forma de trabajo que está demostrando presentar muchos beneficios para las empresas.
